Lo Spazio
Ogni evento comincia da un luogo, e il luogo ha già parecchie cose da dire. Gli spazi disponibili, la cucina, gli accessi e il modo in cui le persone potranno muoversi incidono su quello che possiamo fare. Per questo preferisco partire da lì e costruire il resto intorno. Il menu, il servizio e gli allestimenti prendono forma anche in base allo spazio che li ospiterà. Non serve forzarlo per farci entrare un’idea: di solito è più interessante capire fin dove possiamo portarlo.
La Misura
Il Ritmo
Evento Cena \ Pranzo
Evento Aperitivo \ Buffet
Evento su Misura
Come funziona?
Mi racconti che tipo di evento stai organizzando, dove si svolge, quante persone prevedi e che servizio immagini. Da queste informazioni definiamo menu, organizzazione, personale necessario e tutto ciò che serve per farlo funzionare bene.
Quanto tempo prima devo contattarti?
Prima mi scrivi, più possibilità abbiamo di lavorare bene su data, menu e organizzazione. Se l’evento è vicino contattami comunque: verifico la disponibilità e ti dico subito cosa possiamo mettere in piedi.
Quante persone puoi gestire?
Dipende dal tipo di evento, dallo spazio e dal servizio richiesto. Un aperitivo in piedi, una cena servita e un buffet hanno esigenze molto diverse. Quando conosco questi elementi posso dirti quale formula funziona meglio e con quale numero di ospiti.
Come viene definito il menu?
Partiamo dal tipo di evento, dal numero di persone e dal servizio. Possiamo lavorare su un menu completo, un buffet, finger food o una formula più libera. La proposta viene definita prima, insieme a quantità ed eventuali alternative alimentari.
Posso modificare il numero degli ospiti?
Sì, finché siamo nella fase di organizzazione. A un certo punto però il numero deve diventare definitivo, perché da quello dipendono spesa, quantità, personale e attrezzature. La data entro cui confermarlo viene indicata nella proposta. Il conteggio finale degli ospiti è infatti uno dei punti centrali nella gestione professionale di un catering.
Il personale di servizio è incluso?
Dipende dal tipo di evento. Per alcuni servizi posso occuparmi direttamente della cucina e dell’uscita dei piatti; per numeri più alti o formule che richiedono una presenza continua in sala prevediamo personale aggiuntivo. Lo definiamo prima e il relativo costo viene indicato nella proposta.
Ti occupi anche di piatti, bicchieri e attrezzature?
Possiamo organizzare anche ciò che manca per il servizio. Prima verifico cosa mette già a disposizione lo spazio e cosa invece dobbiamo portare o noleggiare: stoviglie, bicchieri, tavoli di servizio o altra attrezzatura necessaria. Anche nei catering professionali questa parte viene normalmente definita separatamente da menu e personale.
La location deve avere una cucina?
Non necessariamente una cucina completa, ma devo sapere con precisione cosa c’è: acqua, corrente, frigoriferi, piani di lavoro, accessi e possibilità di utilizzare attrezzature. In base al menu decidiamo cosa viene preparato prima e cosa deve essere terminato sul posto. L’accesso e le dotazioni della location sono elementi operativi essenziali per un servizio esterno.
Quanto prima arrivate sul posto?
Dipende dall’evento. Preparazione della cucina, attrezzature, buffet e servizio richiedono tempi diversi. Una volta definito il programma stabilisco anche l’orario di accesso alla location, così quando arrivano gli ospiti è già tutto pronto.
Come comunico allergie e intolleranze?
Prima di chiudere il menu ti chiederò di indicarmi allergie, intolleranze ed esigenze alimentari degli ospiti. In questo modo possiamo prevedere le alternative necessarie e organizzare correttamente preparazioni e servizio. È un’informazione che deve arrivare prima dell’evento, non durante.
Ti occupi anche dell’allestimento?
Posso occuparmi di ciò che riguarda direttamente il servizio food e la tavola, oppure coordinarmi con quello che è già previsto nello spazio. Se servono materiali, mise en place o noleggi aggiuntivi, li definiamo prima in base al tipo di evento.
Quanto dura il servizio?
Non c’è una durata unica. Dipende dal programma, dal numero di ospiti e dalla formula scelta. Nella proposta definiamo orari di preparazione, servizio e conclusione, così è chiaro fin dall’inizio quanto tempo richiede l’evento.
Quanto dura il servizio?
Non c’è una durata fissa: dipende dal menu, dal numero delle portate e degli ospiti. Quando definiamo la cena posso darti anche un’indicazione dei tempi, dall’arrivo fino alla conclusione del servizio.
E alla fine chi sistema?
Mi occupo del riordino della zona cucina e delle attrezzature utilizzate per il mio servizio. Per eventi più articolati definiamo prima anche smontaggio, materiali, noleggi e responsabilità dello spazio, così non rimane nulla da decidere a fine serata. Setup, breakdown e pulizia sono normalmente parti esplicite della pianificazione di un catering.
Come confermo l’evento?
Dopo aver definito menu, numero indicativo degli ospiti, servizi e data, riceverai una proposta completa. La data viene confermata con l’accettazione della proposta e il versamento dell’importo indicato; il saldo e la conferma definitiva del numero degli ospiti vengono richiesti prima dell’evento.